La vida es tiempo.  El tiempo es oro.  Es un recurso invaluable en nuestra vida cotidiana y aprovecharlo de una forma eficiente se ha convertido en una prioridad.  

Vivimos en un mundo acelerado, en el que todo tiene que ser ¡Ya!, rápido, sin demoras. No podemos “perder el tiempo”. Por eso, muchas personas suelen usar expresiones como «no tengo tiempo», «si el día tuviera más horas» o «el día no me alcanza». Parece que el tiempo que tenemos es insuficiente para hacer todo lo que queremos, pero ¿por qué nos sucede esto?

Ha terminado el día y no se ha realizado ni la mitad de lo que se tenía planeado hacer. Esta situación suele ser frustrante. Sobre todo, porque pasan las horas, los días y las semanas, y parece que todo seguirá siendo igual siempre: el tiempo nunca alcanza.

Por lo general, este fenómeno se reproduce, principalmente, por una mala organización. No se aprovecha el momento debido a la distracción, a la dedicación de tiempo en objetivos que no le agregan valor a la vida, a la pereza o a la procastinación.  Pero otras causas también pueden ser:

1. No dormir bien
 El sueño es necesario no solo para el funcionamiento orgánico, también para el mental. La ausencia de un descanso de calidad está asociado a la reducción del bienestar general, el rendimiento y la productividad. Si tu rendimiento cognitivo y productividad disminuyen, ¿cómo esperar tener tiempo para acabar todo lo que se tiene planeado?

Un estudio ha evidenciado que las personas que duermen un promedio de siete a ocho horas se desempeñan mejor en tareas cognitivas de razonamiento y resolución de problemas. En cambio, las que duermen menos tienden a sufrir de problemas en el razonamiento, la resolución de problemas y las habilidades de comunicación.

Soluciones:

• Crear una rutina con horarios fijos para acostarte y levantarte.
• Mantener la habitación oscura y tranquila.
• No usar el celular, el ordenador, el televisor u otra pantalla minutos antes de dormir o mientras estás acostado esperando conciliar el sueño.
• Limitar el consumo de cafeína o de bebidas energizantes antes de dormir.
• Cenar de manera liviana
• Hacer ejercicio de manera regular.
• Evita dormir por el día o la tarde durante varias horas.
• Hacer un ejercicio de relajación antes de acostarte: meditación o yoga

2. Tener la costumbre de trabajar en modo multitarea
La multitarea afecta el funcionamiento cognitivo. Esto impide que se terminen los quehaceres en las horas establecidas, y que, por ende, se perciba que el tiempo no alcanza.

Los seres humanos, en general, tenemos dificultades para ejecutar varias tareas a la vez, debido a la forma en que funcionan la atención y el control ejecutivo.

Soluciones:

• Hacer una lista de las tareas pendientes.
• Organizarlas según la urgencia e importancia que tengan. Ubicar de primero las más urgentes y en última posición las menos importantes.
• Comenzar a resolverlas en orden.
• Evitar hacer dos tareas a la vez.
• Termina una actividad y luego pasa a la siguiente.

 3. Ser desorganizado y no gestionar el tiempo
El desorden disminuye la productividad y las posibilidades de hacer todo lo que se tiene planeado. No obstante, si uno se organiza, el rendimiento y la productividad pueden mejorar. Es importante dedicarle un poco de tiempo a planificar las tareas y a mantener las cosas ordenadas.

Si no se administra el tiempo, no se podrá tenerlo en abundancia. Practicar estrategias de gestión hace que se mejore en este aspecto. Es decir, cuantas más horas se pase tratando de administrar el día, mejor se hará. De esta manera, se tendrá más control sobre los minutos que pasan y menos estrés.

Soluciones:

• Establecer objetivos claros y realistas.
• Iniciar por la tarea más urgente y relevante.
• Planificar los días.
• Asignarle tiempos a cada actividad que se tenga que realizar.
• Usar estrategias de gestión del tiempo.
• Utilizar aplicaciones y herramientas que ayuden a gestionar las horas.
• Monitorear cómo se está invirtiendo el tiempo y ajustar la planificación.

4. Tener una agenda, pero no revisarla
Cuando no se revisan los horarios y planes, se termina desperdiciando el tiempo y la energía en cosas que ya no son útiles o necesarias. En última instancia, vivir así nos dejará siempre con la percepción de no tener tiempo.

Soluciones:

• Mantener la agenda en un lugar donde se pueda ver mientras se trabaja o estudia.
• Configurar recordatorios o alarmas en el celular para que recuerden seguir el plan que se tiene.
• Tachar en la agenda las actividades que se van llevando a cabo.
• Recompensarse cuando se termine una tarea o se cumpla con lo que dice la agenda.

5. Tener dificultades para priorizarL
La falta de priorización de actividades se relaciona mucho con la falta de tiempo que se percibe en el día a día. No saber clasificar las tareas por su grado de importancia ni dedicarle el tiempo que merecen.

Procurar no comenzar algo sin antes preguntarse: «¿Necesito hacerlo ahora?» Si la respuesta es no, entonces no hacerlo. Enfocarse en lo prioritario e importante para el momento. Luego, pasar a las otras cosas. Priorizar ayuda a usar el tiempo de manera eficiente.

Soluciones

• Enlistar los quehaceres que se deben realizar.
• Evaluar la importancia y urgencia de cada ocupación.
• Apoyarse en el uso de sistema de numeración (por ejemplo, 1 para alta prioridad, 2 para media y 3 para baja) o etiquetas como Alta, Media, Baja para clasificar las actividades.
• Organizar en orden de urgencia e importancia la lista que hiciste en un principio.
• Planificar el tiempo para empezar a trabajar en cada tarea.
• Evitar la multitarea.
• Revisar constantemente los avances.

6. Buscar complacer a los demás
Nunca se tiene tiempo porque se llena la agenda con actividades o tareas que satisfacen las necesidades de otras personas, pero no las propias.

Soluciones:

• Identificar los propios valores, necesidades y metas.
• Rechazar solicitudes que interfieran con la realización de los propios objetivos.
• Establecer límites claros y precisos.
• Darles mayor prioridad a las propias necesidades.
• Celebrar los triunfos.
• Buscar ayuda profesional si complacer a los demás afecta de manera significativa la propia vida.

7. No saber decir «no»
No saber decir que «no» ​a un proyecto, a un compromiso o a la solicitud de alguien. Esta falta de asertividad termina quitando el tiempo que se podría tener para otras cosas importantes que se quieren hacer. Encontrar tiempo para uno mismo debe ser el principal objetivo. Priorizar nuestro bienestar por encima de los demás.

Soluciones:

• No te apresurarse en responder.
• Tener clara la razón por la que se quiere decir «no».
• Mantener la calma y usar un tono de voz suave.
• Comunicarse de manera respetuosa.
• Usar un lenguaje claro y directo al decir «no».
• Evitar dar tantas explicaciones u ofrecer disculpas por negarse.
• Ofrecer una alternativa si es posible.
• Hacer respetar los propios límites de manera asertiva.

8. Tener miedo a estar en soledad con uno mismo
Al llenar la agenda de trabajo y ocupar todo el tiempo y espacio mental en hacer cosas, no se deja posibilidad de pensar en la propia existencia. Así, ese «No tengo tiempo» sirve como mecanismo para no estar a solas con uno mismo, con las propias sombras y con esas preguntas y angustias existenciales que atormentan cuando se hace una pausa.

La falta de tiempo ayuda a librarse de esas incómodas inquietudes: «¿Es esta la vida que quiero llevar?». El ruido de las actividades permite esquivar tal interrogante. Sin embrago, algún día tendremos que enfrentarnos con estas cuestiones.

Soluciones:

• Aceptar que se tiene miedo.
• Explorar los sentimientos y examinar por qué se evita estar solo.
• Practicar la meditación o el mindfulness para que aprender a estar en el presente desarrollando habilidades como la autocompasión y la benevolencia.
• Planificar tiempos cortos a solas.
• No saturarse con actividades de entretenimiento.
• En los tiempos para estar con uno mismo, procurar no hacer nada o realizar una actividad poco exigente, como caminar por algún rodeado de naturaleza. La idea es que tener tiempo para conectar con lo que uno piensa y siente.
• Dedicar tiempo para reflexionar sobre la propia vida.
• Ser amable y compasivo con uno mismo.
• Cuidar la salud física y mental.
• Buscar ayuda profesional.

9. No delegar tareas
Querer tener el control total de las actividades que no se es capaz de delegar o pedir ayuda. En consecuencia, se sobrecarga de trabajo y no se tienen horas disponibles para hacer otras cosas.

Soluciones:

• Identificar las tareas que no requieren de nuestra atención constante y que se pueden asignar a otra persona.
• Encontrar a alguien de confianza y pedirle su ayuda de manera amable y asertiva.
• Cerciorase de que la persona cuente con los recursos y capacidades para cumplir con las exigencias de la tarea.
• Expresar el resultado que se espera, pero sin ser demasiado perfeccionista o rígido. Aclarar bien lo que se debe hacer y resolver las dudas que surjan.
• Mantenerse informado del progreso y ofrecer retroalimentación.
• Agradecer el apoyo recibido.

10. Quedar atrapado en el perfeccionismo
Buscar la perfección en todo lo que se hace es contraproducente, sobre todo cuando es obsesiva. A pesar de que es una buena cualidad cuando es moderada, puede llevar mucho tiempo alcanzar los estándares que exige cuando se sale de la normalidad.

Soluciones:

• Fijar objetivos y expectativas más realistas.
• Recordar que no todo tiene que ser perfecto.
• Permitirse sentir satisfacción con lo que se hace, aunque no sea perfecto.
• Establecer límites de tiempo para cada tarea y respetar el plazo que se puso.
• Identificar las tareas que no exigen un alto nivel de perfección.
• Ser compasivo con uno mismo y aceptar que la imperfección y los errores son parte de la naturaleza humana.

11. Carecer de una rutina estructurada
No tener una rutina organizada y bien distribuida hace que la cotidianidad parezca caótica. Cuando se trabaja o estudia sin estructura, al final de la jornada se puede sentir que no hubo tiempo suficiente para cumplir o adelantar las responsabilidades pendientes de ese día.

Soluciones:

• Dedicar tiempo cada noche para planificar el día siguiente. También se puede hacer al levantarse por la mañana.
• Anotar las tareas que debes realizar y asígnales un tiempo.
• Emplear aplicaciones de gestión de tareas para mantener un registro de ellas.
• Identificar y priorizar las actividades más importantes y urgentes.
• Organizar el día en segmentos de tiempo dedicados a labores específicas.
• Pensar en los posibles distractores que se puedan presentar y preparar una estrategia para enfrentarlos.

12. Interrupciones
Las interrupciones constantes hacen que uno se atrase y que el tiempo pase sin que se logres avanzar en las actividades. Las llamadas inesperadas, las redes sociales, los correos electrónicos, las conversaciones con otras personas, etc., fragmentan el tiempo y hacen que se pierda el enfoque. Las distracciones externas o internas perturban la productividad y afectan el rendimiento.

Soluciones:

• Designar momentos breves para descansar. En esos intervalos se podrían revisar las redes sociales, conversar, contestar e-mails…
• Usar aplicaciones que ayuden a bloquear las distracciones del celular.
• Organizar el ambiente de trabajo o estudio, y eliminar las distracciones materiales.
• Rechazar solicitudes o favores adicionales que interrumpan el trabajo urgente o importante. Por eso, es fundamental saber decir «no».
• Hablar con personas cercanas (familiares, amigos, compañeros) y decirles que solo se atenderán en ciertos periodos de tiempo. Hacer esto si ellas son motivo de interrupciones y no son una parte esencial para el desarrollo de las actividades.

La gestión eficiente del tiempo supone un análisis concienzudo, que no siempre llevamos a cabo.  Espero que este articulo te de algunos parámetros para hacer ese análisis de una manera práctica. Llevar esto a nuestras vidas puede convertirse en una herramienta muy valiosa para aumentar nuestra productividad y tener más tiempo libre para disfrutar de lo que verdaderamente es importante.

Dra. Alicia M. Miguez | Clínica Médica - Psiquiatría y Psicología Médica - Transtornos de Ansiedad - Hipnosis Clínica - Psicología Ontológica y Transpersonal Bioneuroemocion - Mindfulness - Eneagrama.
Sanatorio Clínica Modelo de Morón.